Росархив разъяснил, как передать личные документы и воспоминания участников СВО на вечное хранение

Федеральным архивным агентством (Росархив) разработана и опубликована на официальном сайте Памятка, регламентирующая порядок передачи документов личного происхождения в государственные и муниципальные архивы. Данная инициатива направлена на сохранение подлинной истории специальной военной операции (СВО) и увековечение памяти о подвигах ее участников для будущих поколений.

Для Военно-мемориальной компании, чья деятельность напрямую связана с сохранением памяти о защитниках Отечества, эта новость имеет особое значение. Мы подготовили подробный разбор документа, чтобы помочь ветеранам, их семьям и всем причастным разобраться в данной процедуре.

Кто может стать фондообразователем?

Памятка существенно расширяет круг лиц, которые могут передать материалы на государственное хранение. Это не только действующие военнослужащие любых званий и родов войск, но и:

·         Бывшие военнослужащие;

·         Сотрудники частных военных компаний (ЧВК);

·         Участники добровольческих формирований;

·         Волонтеры и участники фондов поддержки СВО;

·         Члены семей участников СВО.

По сути, каждый, кто имеет непосредственное отношение к событиям СВО или занимался сбором гуманитарной помощи, может внести свой вклад в формирование архивного фонда страны.

Что именно можно передать в архив?

Государство готово принять на хранение самый широкий спектр материалов. Если вы сомневаетесь, имеет ли ценность та или иная вещь, рекомендуем ознакомиться со списком:

1.    Личные официальные документы: удостоверения, свидетельства, военные билеты, наградные документы.

2.    Свидетельства эпохи: дневники, записные книжки, мемуары, написанные от руки или набранные на компьютере.

3.    Устная история: интервью (аудио-, видеозаписи или расшифровки) с участниками СВО, их родными и знакомыми. Важно: такие интервью могут быть записаны как самими гражданами, так и сотрудниками архивов.

4.    Творчество: стихи, песни, рисунки, проза, созданные в период проведения СВО.

5.    Переписка: письма (бумажные и электронные), открытки.

6.    Фотоматериалы: профессиональные и любительские снимки.

7.    Публикации: статьи, вырезки из газет и журналов об участниках.

8.    Иные предметы: по согласованию с архивом (например, элементы экипировки, шевроны, знамена с подписями и т.д.), если они не противоречат законодательству.

Важно понимать: Архив проводит экспертизу ценности. Если часть предметов не будет отобрана для включения в Архивный фонд РФ, они будут возвращены владельцу в установленном порядке.

Финансовые аспекты и юридическое оформление

Принципиальный момент, который подчеркивает Росархив: передача документов осуществляется на безвозмездной основе. Участники СВО и их семьи не несут никакой финансовой нагрузки за хранение, экспертизу или оформление.

Процедура передачи выглядит следующим образом:

1.    Составление сдаточной описи. Документы принимаются предварительно по описи.

2.    Экспертиза. Архив отбирает материалы для вечного хранения.

3.    Договор. Передача оформляется официальным договором между владельцем и архивом.

4.    Окончательная опись. На принятые документы составляется опись дел постоянного срока хранения. Все описи и акты согласовываются с лицом, передающим документы.

Конфиденциальность и доступ к документам

Многих ветеранов и родственников волнует вопрос: кто сможет прочитать их дневники или письма? Законодательство защищает личную жизнь граждан.
По умолчанию доступ к переданным документам личного происхождения может быть ограничен на 75 лет. Однако передающая сторона вправе изменить этот срок: снять ограничения полностью, увеличить срок или, наоборот, сократить его. Это условие фиксируется в договоре передачи.

Формат передачи: торжественно и значимо

Росархив рекомендует не превращать передачу документов в рутинную бюрократическую процедуру. Передача может быть организована как торжественное мероприятие с приглашением почетных гостей, представителей СМИ, а также в рамках «Уроков мужества» для школьников и молодежи. Это подчеркивает значимость вклада каждого человека в общую историю страны.

Куда обращаться?

Граждане могут обратиться в:

·         Федеральные государственные архивы;

·         Государственные архивы субъектов РФ;

·         Муниципальные архивы.

Для передачи кино-, фото-, фонодокументов и документов военной тематики Росархив рекомендует обращаться в специализированные федеральные учреждения:

·         Российский государственный архив кинофотофонодокументов (РГАКФФД):

o    Адрес: 143400, Московская область, г. Красногорск, ул. Речная, 1

o    Телефон: 8 (495) 562-14-64

o    Email: info@rgakffd.ru

o    Сайт: rgakfd.ru

·         Российский государственный военный архив (РГВА):

o    Адрес: 125212, г. Москва, ул. Адмирала Макарова, д. 29

o    Телефон: 8 (499) 159-80-91

o    Email: rgva_rf@mail.ru

o    Сайт: rgvarchive.ru

Также можно обратиться в архив своего региона. Контакты размещены на портале «Архивы России» (rusarchives.ru).

Как подать заявление?

Заявление можно подать:

·         При личном визите в архив;

·         По почте;

·         В электронном виде.

В обращении необходимо указать ФИО, контактные данные и кратко описать, какие документы вы хотите передать. Рекомендуемая форма заявления приведена в приложении к Памятке Росархива.

Комментарий специалиста Военно-мемориальной компании:

«Мы приветствуем данную инициативу Росархива. Память о героях должна сохраняться не только в граните мемориалов, но и в подлинных документах, письмах и фотографиях. Это бесценный источник подлинной, достоверной информации для будущих историков. Призываем участников СВО и их близких не упустить возможность передать свои личные архивы на государственное хранение, гарантирующее их сохранность на века».

Ознакомиться с Памяткой можно по ссылке.